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如何写备忘录

发布于：2022-09-18 作者：中文财经阅读：535

备忘录（也称为备忘录或“提醒”）用于就组织内的程序或公务进行内部沟通。

与电子邮件不同，备忘录是您发送给一大群员工的消息，例如您的整个部门或公司的每个人。您可能需要写一份备忘录来通知员工即将发生的事件或广播内部变化。

如果您需要通知您的员工官方内部业务，我们将向您展示如何编写备忘录以更好地传达您的信息。但在我们分解它之前，让我们先谈谈备忘录的许多用途。

备忘录的目的是什么？

备忘录的目的是让人们立即关注可能影响业务运营或个人生活的任务、项目、事件或问题。

共享备忘录以告知读者新信息，并为不同的社区和企业提供应用程序。

社区可以使用备忘录向其中的人们介绍公共安全准则，宣传各种活动，提高对影响他们生活的主题的认识。

企业可以使用备忘录传递涉及新更新政策、程序变更的信息，或说服员工采取行动，例如参加即将举行的会议、大会或组织里程碑庆祝活动。

要开始制作自己的商务备忘录，这里有一个易于遵循的商务备忘录模板，其中包含如何使用它们来满足不同需求的示例作为指导。

商务备忘录模板

备忘录

至：

从：

日期：

主题：

我写信是为了通知你[写备忘录的原因]。

随着我们公司的不断发展……[支持您开头段落的证据或理由]。

请让我知道，如果你有任何问题。同时，在[官方商业信息]发生时，我会感谢您的合作。

商务备忘录模板格式

业务备忘录模板格式旨在有效地传达您的信息。备忘录应该以易于大量员工消化的方式传播必要的信息。

准确的主题行会提醒他们这份备忘录与他们特别相关。从执行摘要开始，收件人可以在深入了解细节之前了解一般信息。背景信息提供了信息的背景，概述和时间表应该回答可能出现的问题。

标题：

在您的标题中，您需要清楚地标记您的内容“备忘录”，以便您的读者确切地知道他们收到了什么。然后，您需要包括“TO”、“FROM”、“DATE”和“SUBJECT”。此信息与提供内容相关，例如您要联系的对象以及原因。

第一段：

在第一段中，您需要快速而清晰地说明您的备忘录的目的。你可以用“我写信是为了通知你……”或“我写信是为了请求……”来开始你的句子。备忘录的目的是简短、清晰、切中要害。您需要预先提供最关键的信息，然后使用后续段落作为深入了解更多细节的机会。

第二段：

在第二段中，您需要提供背景或支持证据。例如，假设您的备忘录正在通知公司内部重组。如果是这种情况，第二段应该这样说，“随着我们公司的不断发展，我们决定将我们的视频制作团队与内容团队分开更有意义。这样，这些团队可以更多地专注于他们的个人目标。”

第三段：

在第三段中，您需要包括您对每位员工的具体要求——如果您计划团队郊游，这是您要包括的空间，“请回复饮食限制”或“请给我发电子邮件问题。”

相反，如果您通知工作人员大楼即将施工，您可能会说：“我很感谢您在此期间的合作。” 即使您没有期望员工采取任何具体行动，但包括您希望他们如何处理新闻以及您是否希望他们对备忘录做出回应都会有所帮助。

可下载的备忘录模板

想查看上述备忘录格式的最终形式吗？下载HubSpot 的免费商务备忘录模板，如下所示。该文档为您提供了一个框架，可将您的备忘录分类为子主题，以帮助员工更好地消化信息并在阅读后了解对他们的期望。

备忘录模板

备忘录示例

不同的行业或情况需要稍有不同的备忘录。某些需要更长或更短，其他可能没有时间表，还有一些将具有广泛的背景信息。你的备忘录的格式应该改变，以适应你希望你的员工收到的信息。

启动延迟备忘录

这份备忘录的目的是宣布产品的发布将被推迟。介绍包括新日期，因此不需要时间线或长概述。本备忘录的这种格式可以应用于发生简单但重要的变化的其他情况。

我们喜欢什么：发布备忘录为读者提供了产品发布延迟背后的见解，这可以减轻客户或员工在不知情的情况下可能会感到的一些挫败感。

其他日期更改、促销、里程碑或产品公告也可以使用这种格式。

建筑更新备忘录

企业的后勤方面与您的员工有关，但不一定涉及他们的工作。这份备忘录描述了办公室厨房改造的一个例子。这有点不便，但不是很大。

我们喜欢什么：这份备忘录展示了企业对装修可能对员工产生的影响的理解，并表现出对他们需求的尊重和考虑。

这种备忘录格式可以应用于其他建筑物更新、在家工作或其他广泛但次要的公告。

社区备忘录

还可以通过备忘录传达员工的庆祝活动、活动、主题日或其他有趣的事情。像这个例子这样的社区备忘录通常更短，因为它们不需要太多背景信息或很多细节。

我们喜欢什么：这份备忘录有明确的指示，说明在哪里可以找到发生的事件，如果只包含楼层号，效果会降低。

这种性质的备忘录至少应包括摘要、日期和位置。

说服备忘录

说服备忘录的商业备忘录示例

说服备忘录用于鼓励读者对事件或提议采取行动，例如投票或请愿。

我们喜欢什么：这个说服备忘录优先为读者提供信息，让他们自己学习并根据他们的发现做出决定。

说服备忘录的主要组成部分应包括对手头任务的概述、了解更多信息的背景以及强调读者可能产生的影响的行动号召。

写下你的备忘录

备忘录和电子邮件之间的主要区别不在于复杂程度，而在于受众的规模。备忘录可以是简单的，也可以是复杂的，只要它有效地传达您的信息并且与接收员工群体相关。无论您使用哪种备忘录格式，消息本身都应该清晰简洁。

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